¿Por qué es necesario un Gestor Documental?

Las empresas cada vez manejan más y más documentación (facturas, contratos, presupuestos, manuales y documentación técnica…). La gestión de todos esos documentos resulta cada vez más compleja y no digamos ya su almacenamiento.

La cosa se complica aún más cuando la empresa internacionaliza su actividad (tanto productiva como comercial). Es entonces cuando contar con Gestor Documental eficiente pasa de ser necesario a imprescindible.

Un buen sistema de gestión documental permite una configuración flexible, personalizada y segura de todos los documentos tanto de salida como de entrada de una empresa. Además garantiza un acceso fácil y ágil desde cualquier navegador acercándonos a ese ideal de la oficina sin papeles, de la empresa libre de la acumulación de documentos físicos (al menos en cierta medida).

La digitalización de los documentos en un sistema de este tipo facilita la consulta inmediata de los mismos en cualquier momento.

Además, un gestor documental admite el almacenamiento de muchos formatos (documentos escaneados, PDFs, archivos enviados por correo electrónico…) y permite personalizar los datos de cara a su distribución vía Email, fax, correo ordinario, subida FTP…

Ventajas de disponer de un Gestor Documental

Hay una serie de factores por lo que desde GEMINYS te recomendamos que apuestes por la implantación de un Gestor Documental en tu empresa:

  • Los documentos, al estar albergados en un alojamiento electrónico centralizado, están a salvo tanto de pérdidas como de deterioro (esto último muy difícil de evitar en su versión física).
  • El uso de contraseñas y la posibilidad de definir diferentes permisos de acceso en el Gestor Documental garantiza la seguridad de los datos.
  • El Gestor permite un control de cambios y revisiones de los documentos para tenerlos actualizados pero sin que peligre nunca su integridad al conservar las versiones anteriores.
  • Facilita una labor colaborativa entre los usurarios en la gestión de dichos documentos.
  • El ahorro de tiempo (y dinero) a la hora de recuperar o consultar la documentación es notable, ya que el acceso es inmediato desde cualquier sitio y en cualquier momento.
  • Relacionado con esto último, el Gestor permite la indexación de los datos para su fácil recuperación (incluyendo la ubicación de las copias físicas archivadas) mediante búsquedas avanzadas.
  • Permite integrar la documentación en papel previamente digitalizada con el resto de documentación electrónica y también con el resto de sistemas de la empresa (CRM, ERP, Web, Email…).

Como ves, la implantación de un Gestor Documental es una inversión más que rentable.

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